Pomislite na količinu vremena koju možete uštedeti jer nećete morati da pretražujete papirne arhive i nećete ni za trenutak sumnjati da je e-Arhiva obavezan alat i za Vaš posao.
Ideja e-Arhive i celog procesa arhiviranja Vaše dokumentacije jeste da sva dokumentacija uz podatke o poslovanju bude na jednom mestu. Softver u kome vodite svoje poslovanje treba da Vam pomogne u tome i nikako ne bi trebalo da podrazumeva korišćenje dodatne aplikacije, već e-Arhiva treba da bude u okviru istog programa. Takav program, koji ima sve na jednom mestu, omogućava brzu pretragu dokumenata i njihovu dalju upotrebu (preuzimanje, prosleđivanje mejlom, štampanje i sl.).
Zašto je loše da elektronska arhiva bude u zasebnom programu
Pre svega, zato što trošite mnogo više vremena jer je sve bitne podatke potrebno posebno uneti u taj program. Ništa neobično kada koristite zasebne programe jer se u tom slučaju podaci o finansijama nalaze u nekom od modula Vašeg ERP programa ili slično, fakture u programu za fakturisanje, podaci o komunikacijama su u CRM-u, dokumenta i prilozi u elektronskoj arhivi, itd. I onda, kada se npr. promeni kontakt osoba u nekoj firmi, treba promeniti ime kontakta, e-mail i telefone u svakom od ovih programa. I tako je svaki put kada dođe do promene nekog podatka. Svi oni koji, nažalost, koriste više odvojenih programa vrlo dobro znaju kakve su to muke i koliko se vremena gubi. Ali ne mora da bude tako jer možete birati poslovni program koji će u sebi imati sve ove funkcionalnosti.Zašto je dobro da elektronska arhiva bude u okviru računovodstvenog programa?
Kada radite u takvom programu onda se svaki unos podatka dešava samo jedanput, isto tako i izmena. Zahvaljujući tom konceptu, sve što Vam je bitno da znate dok radite bilo koji posao u programu, na ekranu je pred Vama. Dok unosite dokument u e-Arhivu tačno znate ko je komitent na koga se odnosi, šta se razgovarali/dogovorali i kada. Ako je kupac znate šta je sve od Vas kupovao, šta najviše, po kojoj ceni, koliko ste na njemu zaradili… I još puno korisnih informacije – sve je na jednom mestu. Odmah, tačno i ažurno. I lako je onda proceniti koji je sledeći korak najbolji za vaše poslovanje jer pred sobom imate sve bitne informacije. Podsećamo – bez da ste u program prenosili podatke sa nekog drugog mesta.Dodatno, ali jednako važno, je da program koji ima sve na jednom mestu omogućava brzu pretragu i dalju upotrebu dokumenata. Drugim rečima, omogućavan njihovo preuzimanje, prosleđivanje mejlom, štampanje i sl. Kao što vidite, koncept je ono što čini razliku.
Sigurnost
Možda važnije od svega jeste to što na ovaj način možete obezbediti veću sigurnost vaše dokumentacije. Upravo kroz adekvatno arhiviranje smanjujete mogućnost da budu izgubljeni ili uništeni. Povrh toga, možete definisati ko može imati pristup određenim dokumentima, što nije tako jednostavno kod papirnih arhiva.Sistem e-Arhive u Lidderu sastavni je deo programa, i omogućava da sva dokumenta koja se tiču vašeg poslovanja budu elektronski sačuvana i organizovana u okviru samog Liddera. Tako imate brz i jednostavan pristup svim dokumentima, bolju organizaciju rada i vremena, manji trošak čuvanja dokumentacije, ali i veću sigurnost jer ćete moći da najveći deo originalne poslovne dokumentacije smestite u podatke firme u samom programu, a ne u registratore. Pritom, SVI podaci o Vašem poslovanju su na jednom mestu, a ne u posebnom programu.
E-Arhiva i Arhivska knjiga u Lidderu
Elektronska arhiva u Lidderu dobija još jednu važnu ulogu. Shodno Zakonu koji za privredna društva nalaže obavezu dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu, plan je da e-Arhiva u Lidderu podrži i klasifikaciju po kategorijama arhivske građe, pa bi tako e-Arhiva u Lidderu, osim što je vrlo lako dostupna onda kada Vam treba, bila jako dobra i za delovodnik i za arhivatorske poslove i predaju dokumentacije u nadležni arhiv, kao i za svakodnevni operativni prijem i slanje dokumenata i raspored i podelu zadataka iz dokumenata prema različitim zaposlenima ili procesima.Mogućnosti su brojne i tu su, kao i sve drugo u Lidderu, kako biste još efikasnije radili svoj svakodnevni posao.
Da rezimiramo:
Štedećete vreme jer podatke unosite samo jedanput;Brže ćete pronalaziti potrebna dokumenta i dalje manipulisati njima;
Štedećete i vreme i novac jer ne morate da štampate;
Sigurnost podataka u dokumentima osiguraćete definisanjem prava pristupa;
Nema gubljenja ili uništenja dokumenta;
Imaćete sve podatke o poslovanju na jednom mestu.
IZDVAJAMO:
Pored e-Arhive, Lidder sadrži i druge funkcionalnosti ključne za praćenje kompletnog poslovanja, a sve u okviru jednog jedinstvenog sistema. Pogledajte i druge STANDARDNE FUNKCIONALNE CELINE u Lidderu.
Ukoliko Vam se blog i tema dopadaju, prijavite se na listu
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
Prethodni blog post: …