(Vreme čitanja: 11 minuta)

I vrapci znaju da je računovođa važan deo svake kompanije. Vrapci dodatno znaju da postoji razlika između knjigovođe i računovođe. Ono što vrapci ne znaju jeste kako da efikasno sarađujete sa svojim računovođom.

Kada govorimo o računovodstvu, govorimo o jednom složenom procesu identifikacije poslovnih događaja i transakcija, njihovog evidentiranja, razvrstavanje i sumiranja, i naposletku pripreme računovodstvenih izveštaja i analize i pojašnjavanja krajnjim korisnicima informacija. A korisnika informacija je mnoštvo…

Potreba za računovodstvom i uloga računovođe

Najjednostavnije rečeno, računovodstvo nam pomaže da znamo:
· Kakvi su rezultati poslovnih aktivnosti posle odredenog vremena, npr. dobitak/gubtak?
· Finansijsku situaciju: Da li će organizacija moći da izmiri svoje obaveze u bliskoj budućnosti?
· Kakva je situacija sa sredstvima i novcem?
· Šta organizacija poseduje: osnovna sredstva npr.
· Šta organizacija duguje: obaveze i dugovanja, kao i mnoge druge stvari, koje pomažu pri donošenju odluka.

Potreba za ovim informacijama i potreba za donošenjem odluka na osnovu ovih informacija stvara potrebu za računovodstvom. Zato se i nameće pitanje…

Ima tu dosta posla, preciznije, 5 ključnih tačaka, ali krenimo redom.

1. Jasno definišite obim saradnje u odnosu agencija – firma

Računovođe i knjigovođe u Srbiji u svojoj ponudi često imaju široku lepezu usluga koje nude svojim klijentima. U toj širokoj ponudi nalaze se najrazličitije usluge: od registracije preduzeća, knjigovodstvenih i računovodstvenih usluga, preko pravnog i finansijskog savetovanja, izveštavanja pa sve do operativnih stvari kao što su usluge prijave/odjave radnika i sl. Ovako navedeno deluje malo, ali razlika je u detaljima, svaka računovodstvena agencija ima odredene specifičnosti u svojoj ponudi koje je odvajaju od konkurencije. A konkurencija je jaka. U tom svetlu, kada razmišljate o angažovanju računovodstvene agencije, dobro razmislite šta vam je sve potrebno i uparite to sa onim spiskom usluga koje računovodstvena agencija može da ponudi.

Zašto je ovo od izuzetne važnosti kao prvi korak?

Često smo se u praksi sretali sa slučajevima gde nisu dovoljno jasno definisane stvari koje su obavezne i stvari koje su na nivou „bilo bi lepo“ i „dobrih poslovnih običaja“. Tako imate računovođe koje su nezadovoljne jer klijenti od njih očekuju i pravne savete, a imate sa druge strane klijente koji očekuju da je računovođa i računovođa i pravnik i ekonomista i analitičar i konsultant za poslovanje i IT stručnjak.

Jasno je gde je izvor frustracije za obe strane: izneverena očekivanja!
Zašto do toga dolazi? Upravo zbog ovoga o čemu pišemo!

Na tržištu Srbije posluje veliki broj agencija. Konkurencija je velika, a često i nelojalna. Čak ni uvođenje registra agencija niti polaganje stručnih ispita za profesionalno zvanje knjigovođa ne pomaže. Bar za sad. U želji da ostanu u poslu i pridobiju klijenta cenom, neki će ponuditi sve, pa isto tako jeftin program za poslovanje gde ćete Vi i oni, kao klijenti i agencija, zajedno raditi posao koji inače treba da radi agencija i to će Vam biti predstavljeno kao lakše i brže, što nikako nije. A zapravo, sve će biti izgovoreno ili ne, samo da je cena što manja. To, nažalost, odgovara neinformisanoj stranci, agencija dobija posao, a pitanje kakav rezultat i kvalitet posla će biti, se ne postavlja.


Neki saznaju da nemaju nikakvo knjigovodstvo tek kada ih poseti ozbiljna kontrola. Dakle, lako može da se desi da u procesu pregovaranja neke stvari ostanu neizrečene i nedorečene, a po sistemu – ako prođe prođe. Ako Vi, kao klijent, ne znate šta da pitate, a obično ne znate… posledica je čuvena recenica: Ali ja sam mislio/mislila da se to podrazumeva. I eto problema. Kada dođe do toga da poslovanje vođeno u agencijama sa neobično jeftinim uslugama bude kažnjeno od strane inspekcije – odgovara firma, a ne agencija ili knjigovođa koji je na prvi pogled radio sve, ali nije upozoravao i radio je samo neophodno. Druga, mnogo gora situacija je kada imate agenciju u kojoj „sve može“ (bez obzira na cenu usluga) i da ozbiljna inspekcija ne dođe nikad, jer ozbiljne inspekcije su retke!?

Da ne bi došlo do ovoga:



Proverite dobro ponudu i pre svega ekspertizu. U toku saradnje obavezno preispitujte svoje odnose.

Agencije će, ako zaživi ideja da i knjigovođe počnu da odgovaraju za svoj rad, sigurno birati sa kim sve rade i šta sve i kome i zašto potpisuju, a do tada svi treba da budu oprezni.

2. Plaćajte na vreme

„Hajde sad…Pa je l’ znate kolika je kriza?“
„I mi imamo problem sa naplatom! I mi jurimo naše kupce!“
„Računovodstvena agencija je sitan trošak, pa nikada ne stignemo do tog dela potraživanja…“
…i ostali izgovori.

Ako želite efikasnu saradnju sa računovođom i baš zbog toga što te usluge NISU ekstremno skupe (koji je to red veličine, 100-150-200 eura mesečno?) – plaćajte na vreme!

Iz ovoga treba izuzeti priče o „agencijama“ koje vode „sve“ za 20-ak evra (već smo ih spminjali u tački 1.) jer takav sport nije predmet ozbiljnog poslovanja i uvek na kraju ispadne na stotine puta skuplji od nominalne cene, najpre kroz to što niste imali pomoć ni podatke da bi vodili poslovanje, pa ste možda zato i propali, a u drugom redu i zbog toga što i država može zahtevati da se nešto radi po nekim pravilima, a to u tim agencijama nisu znali. Ali, „za taj novac“ niste ni mogli da očekujete neko naročito znanje! Kao i inače u životu: Najjeftinije obično nije i najbolje.

Računovodstvena agencija je uvek bila zamišljena kao servisni model na mesečnom nivou. Zbog toga je jeftinije u poređenju sa tim koliko bi vas koštalo da zaposlite računovođu ili čak administrativnog radnika za poslove pripreme dokumentacije za računovodstvo. Možete biti sigurni da bi taj iznos bio za red veličine veći od troška računovodstvene agencije. Zbog toga, a i zbog gore pomenutih dobrih poslovnih običaja, savet je vrlo jednostavan: Plaćajte usluge vaše računovodstvene agencije na vreme!

Dakle, sledeći put kada pogledate spisak dospelih obaveza vaše kompanije, najverovatnije će računovodstvene usluge biti na dnu. Ali, zapitajte se, da li telefon plaćate na vreme, da li struju plaćate na vreme i sl. Zašto bi računovodstvene usluge bile izuzetak? Zato što ne mogu biti isključene na klik?

3. Pravovremeno informisanje

Vrlo je jednostavno – informacije i podaci su ključni za donošenje adekvatnih poslovnih odluka.

Ako imate podatke, iz njih izvlačite informacije i donosite odluke. Medutim, šta se dešava kada, primera radi, sarađujete sa računovodstvenom agencijom, odnosno kada računovođa nije unutar istog informacionog sistema koji se koristi u vašoj kompaniji? Sudeći po iskustvu, dešavaju se problemi!

U zavisnosti od fizičke lokacije računovodstvene agencije i stepena informatizacije kompanije, a i agencije, mogu nastati različiti problemi. Kašnjenje u prosleđivanju poslovne dokumentacije, zaboravljanje donošenja celokupne dokumentacije, „skrivanje“ poslovne dokumentacije i sl. Rezultat ovoga jeste neadekvatno knjiženje. Rezultat neadekvatnog knjiženja jesu netačni podaci u računovodstvu. Rezultat netačnih podataka u računovodstvu jesu neadekvatne poslovne odluke. Rezultate neadekvatnih poslovnih odluka smo svi videli: stečaj, bankrot…

Ako sa svojom računovodstvenom agencijom imate definisane procedure i procese i, što je veoma važno, PRIDRŽAVATE se istih, vrlo je verovatno da ćete izbeći sve gorepomenute probleme. U tom svetlu, trudite se da dogovorite rokove kada predajete dokumentaciju, kada očekujete da ona bude obrađena i sređena, kada očekujete povratnu informaciju o urađenom poslu, kada i koje izveštaje očekujete od vašeg računovodstva i slično.

Takode, predvidite i NEPREDVIDJENE situacije. Šta ako ne možete stići da donesete dokumentaciju? Šta ako ste zaboravili neki papir, šta ako ste na bolovanju ili odmoru? Sve su to realne situacije kojih se treba setiti i definisati kako će se u slučaju njihovog pojavljivanja postupati.

Samo na taj način imaćete efikasnu saradnju i biti, što je važnije, mirni da znate da se stvari odvijaju dogovorenim tokom. Dodatno, informatika pomaže. Telekomunikacije, računari i poslovni programi mogu ovaj proces značajno ubrzati, naročito kada govorimo o razmeni dokumenata. Umesto fizičkog nošenja dokumenata možete ih skenirati i poslati email-om. Sledeći korak može biti elektronska razmena podataka ukoliko su formati vašeg programa i programa vašeg računovođe kompatibilni. Sve ove operacije mogu ubrzati komunikaciju. Tehnologija je značajno napredovala te više nemamo izgovora.

4. Fer odnos i razumevanje

Fer odnos i razumevanje predstavljaju osnov svakog odnosa, te tako i efikasnog poslovnog odnosa sa računovođom i mora biti obostrano. Opšte je mesto da danas živimo u svetu koji je brz, nemilosrdan, okrenut profitu, samodovoljnosti i odsustvu empatije… I ako gledate iz svemirskog broda to možda tako izgleda. Na sreću, ovde pričamo o lokalnim stvarima, ovozemaljskim, što bi rekli. To znači da, iako je svet možda takav kakvim se prikazuje, odsustvo ljudskosti nije izgovor. Dakle, imajte razumevanje i trudite se da imate fer odnos.

To zahteva disciplinu i vrlo verovatno korekciju ponašanja. Računovođa je vaš partner, a ne vaš posilni. Jasno definisan obim saradnje, plaćanje na vreme, pravovremeno dostavljanje informacija i podataka, sve su to preduslovi za fer i korektan odnos. Neko reče: „Nema hitnih problema, ima samo kasnih reakcija”.

Budimo realni, a ovo je situacija koja je mnogo puta viđena u praksi, ako vašem računovođi dostavite dokumentaciju za celu prethodnu godinu mesec dana pred završni, pod izgovorom da niste stigli ranije, šta to govori o vama? Kako to vaš računovođa može da razume, osim da imate minimalno poštovanje, ako ga ima uopšte za tuđe vreme, obaveze i zadatke, a to je osnov dobrog odnosa. To se dešava svakodnevno. Svakako, ovo što govorimo nije ništa novo, ali razmislite na trenutak…


Ako kasnite sa plaćanjem, tražite više nego što je dogovoreno, ne dostavljate informacije na vreme i ne slušate preporuke računovođe (koga, uzgred rečeno, PLAĆATE da vam govori šta treba), kako uopšte očekujete da budete uspešni? Ako vas baš mrzi da nosite redovno dokumentaciju, nađite alternativu! Rešenje uvek postoji. Na primer, nabavite dobar program i omogućite računovođi pristup programu, a ono što ne razumete skenirajte/fotkajte i okačite elektronski.

Najefikasnije je da koristite isti program, ali nemojte žrtvovati sigurnost ili nepoštovati zakon, pa dozvoliti da Vam podaci budu stalno izloženi svima i to negde na cloudu/internetu! Takođe, ne prihvatajte olako jeftine programe ili one koji direktno krše Zakon o računovodstvu, po firmom „svi to rade“. Uvođenjem elektronske razmene dokumenata, programi koji mogu da pišu i brišu postaju stvar prošlosti, osim što samim posedovanjem takvih programa direktno kršite Zakon o računovodstvu. Podaci mogu biti samo Vaši i kod Vas, ali i dostupni računovođi putem interneta samo onda kada treba i isto tako i čuvani u programu koji stvarno poštuje Zakon – isto kao i Vi i Vaš računovođa.

5. Minimizujte ili eliminišite tehničke probleme

Živimo i radimo u informacionom društvu. To znači da je sve u vezi sa tom vrstom tehnologije postalo deo naše svakodnevnice, a pogotovo poslovanja. Reći danas da „sa računarima ne želite da se petljate“ otvara ozbiljno pitanje gde ste živeli poslednjih 20 godina, najmanje…

Računari i tehnologija su danas dostupni svakome i toliko su pojeftinili da se više isplati kupiti nov računar nego popravljati stari kada se pokvari. Ovo je posebno tačno za firme. Ali budimo realni: teška je situacija, kriza, besparica i sve ostalo što ide uz to.

Ipak, skrećemo pažnju: Prosečan, kvalitetan i pouzdan računar sa legalnim operativnim sistemom i neophodnim office programima košta izmedu 600 i 900 eura. I to je to. Mirni ste naredne 3 godine (toliko je bar preporučena amortizacija za takvu vrstu osnovnih sredstava, a traju i mnogo više). Računar možete kupiti i za 100 eura, ali to nije dobar izbor ako mislite dobro svom poslovanju, zar ne?

Isto je i sa investicijom u program za poslovanje. Poslovni program je danas obavezna investicija za svaku ozbiljnu i uspešnu kompaniju. Investicija može biti mala, tj. možete nabaviti program za sto evra, ali niko ne počinje posao sa idejom da bude kratkoročan ili neuspešan, zar ne? Ako na početku uložite najmanje u softver koji je ključ vođenja poslovanja i komunikacije sa računovođom, toliko možete i očekivati u budućnosti – najmanje. A ako softver iznajmite na neki broj meseci, radite skupu stvar, jer kada budete prerasli iznajmljivanje i hteli da ga kupite, to više neće biti jeftino jer ste i do tada plaćali sve to, a nećete imati kud nego da platite koliko god da košta.

Osnovna ideja je eliminisanje tehničkih problema, ali je jednako važna sigurnost i nezavisnost od dobavljača interneta i dobavljača softvera, jer je istinsko i trajno posedovanje podataka i softvera, nepohodno za kompanije koje žele da traju!

Često ćete čuti kako IT smanjuje troškove, povećava produktivnost i slično. To može, a ne mora da bude tačno. IT kao deo sveukupne poslovne organizacije može da doprinese unapređenju, ali može sadržati i mnoge rizike ako ne obratite pažnju na vreme.





BRZI REZIME:

5 ključnih tačaka za efikasnu saradnju sa računovođom:
· Jasno definišite obim saradnje i očekivanja
· Plaćajte na vreme, postavite pr(a)ve stvari na prvo mesto
· Pravovremeno informisanje je ključ poslovanja
· Fer odnos i razumevanje je isto što i poštovanje Zakona
· Minimizujte ili eliminišite tehničke probleme, nabavite proveren softver i hadrver




Kako Vi to vidite?

---

Ukoliko Vam se blog i tema dopadaju, prijavite se na listu
kako ne biste propustili neki od narednih postova.

---

Prethodni blog post: Pametni šifarnici ili kako da uštedite najmanje deset dana svake godine