Nema veze da li firma već ima program ili ga tek nabavlja, a nema veze ni sa tim da li firma samo proširuje postojeći izveštaj i izveštavanje uopšte ili uvodi neke novine u poslovanje, te su joj zbog toga potrebni novi izveštaji. Detaljno planiranje je osnova dobrog poslovanja. I ne samo kada su podaci u pitanju. Detaljno planiranje je osnov celokupnog poslovanja.
Program će sabrati, podeliti i pomnožiti sve parametre koje mu zadate prilikom generisanja izveštaja. Pod pretpostavkom da su sve zadate računske radnje u programu tačne, ostaje pitanje da li znamo tačno šta nam sve treba od podataka?
Dakle, gde počinje izveštavanje? Vrlo jednostavno, izveštavanje počinje na početku svega onoga što želimo da nam stoji u izveštaju. Počinje unošenjem svakog pojedinačnog podatka, a od toga kako je formiran osnovni podatak zavisi na kraju ishod izveštaja. Osnovni podatak nije samo broj. Osnovni podatak su jedinica mere, količina, jedinična cena, vrsta usluge, itd. Zato je ključno da u startu razmislite o tome koji su Vam podaci potrebni!
Kako dobro početi?
1. Definišite koji su Vam podaci potrebni – da li su Vam potrebne količine u tonama ili po prodajnim jedinicama mere, ili možda obe paralelno, nabavne i/ili prodajne cene i to prosečne ili tačne cene, količina u pakovanju, vrednosti sumarno i pojedinačno, sa ili bez PDVa… itd. Zamislite svoj idealni izveštaj koji ce Vam pomoći u radu i unosite to što želite u njemu!2. Definišite koje grupe podataka su Vam potrebne – naziv robe/usluge, vrste, grupe, barkod, šifra proizvođača, kataloški broj, interna oznaka, složeno po zaradi ili po prometu ili pak sa nekim filterom, itd. Opet zamislite svoj idealni izveštaj, ali sada poboljšan!
3. I na kraju, bitno je i kakve podatke želite u izveštajima. Preciznije, u domaćoj ili stranoj valuti, sa decimalama ili bez njih, u sumarnim iznosima ili pojedinačno po dokumentima ili periodima. Želite li da Vam izveštaji budu „statični“ (PDF/papir varijanta) ili dinamički, da se pri pregledu mogu menjati i prilagođavati tekućem radu i gledati “po dubini“ bez gledanja tri izveštaja odjednom.
Kada detaljno odredite sve nabrojane parametre, a i više ako je potrebno u Vašem poslu, tek tada imate osnova da razmišljate o tačnosti i preciznosti informacija koje dobijate iz poslovnog programa, jer ste tek tada postavili precizan zahtev koji programi i programeri razumeju. Navedeno je za slučaj da imate dovoljno vremena.
U slučaju da nemate toliko vremena ili jednostavno niste vični tome da vizualizujete kompleksne izveštaje, već više volite unapred urađene, potražite neki softver koji već ima dovoljno dobro razvijene i u startu upotrebljive izveštaje koje lako možete poboljšati.
Nađite alat prilagoden Vama i Vašem poslovanju.
Prodavci najčešće nude apsurdno veliki broj izveštaja, ali avaj… po pravilu su to izveštaji koje za nešto što ne možete iskoristiti u svom svakodnevnom poslovanju ili što koristi zaseban modul ili pak podatke i termine kojima ne baratate. Zato je bolje imati 20 gotovih izveštaja od kojih razumete 18, nego 500 izveštaja od kojih je primenjivo 5. Zar ne?Što bi naš narod rekao “Bolje vrabac u ruci, nego golub na grani!
Ukoliko Vam se blog i tema dopadaju, prijavite se na listu
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
Prethodni blog post: Efikasna saradnja sa računovođom u 5 ključnih tačaka