Mi bismo dodali i softver. Matematika je jasna. Čini se da, ako ova tri faktora spojimo (čovek + računar + softver), dobijamo recept za katastrofu. Ili možda ne?
LJUDI
Unos podataka
Često se u praksi srećemo sa problemom ljudskog faktora. Ljudi (zaposleni) unose podatke u softver i veoma je važno da unos podataka bude tačan. Ako je u softver uneto sve kako treba, ako je svaka količina dobro proknjižena, ako je svaka faktura tačno sabrana, količina robe skinuta sa stanja, roba ili usluga dobro šifrirana, popust ili rabat odobreni kupcu, onda ne bi trebalo da ima greške u izveštajima. Međutim, u praksi se dešava da podaci nisu dobro uneti, a razloga ima mnogo, ali ključni je obuka zaposlenih.
Poslovno edukovani ljudi imaju manje šanse da unesu neispravne podatke. Poznata je situacija da ljudi koji su prilikom nabavke softvera inicijalno pripremani i obučavani za rad u softveru, odu iz firme ili promene poziciju ili nešto treće. I onda na njihovo mesto dodu novi ljudi koji nisu prošli obuku za rad, a posebno za rad u softveru.Razlog je jednostavan, ulaganje u edukaciju za korišćenje softvera košta. Ali koliko košta loše ili nikako edukovan radnik? To se često zaboravlja, a što je još gore, teško se i meri, te iz tog razloga kompanije često zaboravljaju značaj obuke i, još važnije, kontinuirane edukacije svih zaposlenih. Jer nije dovoljno samo naučiti osnove, softveri se tokom godina korišćenja takođe menjaju (podsećanja radi, prosečan period upotrebe poslovnog softvera je između 10 godina, a kod nas je to 25 godina, koliko firme obično i traju).
Topla preporuka
Najmanje jednom godišnje nađite se sa svojim dobavljačem poslovnog softvera i razgovarajte. Vidite šta ima novo, šta može bolje i sl. Velika je verovatnoća da ćete se iznenaditi količinom novotarija koje su u softver ugrađene, a da niste za njih ni znali. Pomislimo samo da pre 10-tak godina internet nije bio toliko zastupljen u poslovanju, a danas bez interneta ne možemo, ni privatno ni poslovno. Dakle, promena je dosta, pa treba slati zaposlene na obuku. I to planski, da ne bi došli u situaciju da nemate vremena da naoštrite sekiru, zbog sečenja drva. Drva ćete seći sve duže jer je sekira sve tuplja, a nemate vremena da je naoštrite i tako sve dok vam taj sport postane neisplativ. Mislite o tome.Isti ti, uzmimo u ovom slučaju, edukovani zaposleni, kada gledaju jasne forme za unos sa jasnim zbirovima i jasno naznačenim bitnim podacima koji su na logičnim mestima u okviru dokumenata koji su prepoznatljivi i sa papirnog poslovanja – manje greše. Ali ako gledaju u previše istih polja u okviru više istih prozora gde su podaci zatrpani sličnim „toolbarovima“ i redovima kontrola i menija za razne stvari, do grešaka će dolaziti stalno bez obzira na njihovu koncentraciju i permanentnu edukaciju. Zato je uticaj dizajna samog interfejsa softvera na rad, odmah iza obuke. Na primer, stalno prebacivanje fokusa sa tastature na miša i obratno, oduzima i do 20% mentalnog fokusa zaposlenih, a to je vrlo ograničen resurs! Još ako po ekranu mora da “traži” podatak… Radiće on i tako, ali mnogo, mnogo sporije i neminovno sa više grešaka.
RAČUNARI
Preduslov za ispravan unos podataka su ispravni računari
Veoma važna stvar koja se često zaboravlja jesu ispravni računari. I ne samo računari. Od ogromnog je značaja kompletna računarska infrastruktura koja uključuje kako računare, tako i veze između njih (mrežu i mrežnu opremu).Zašto? Ako računari nisu pouzdani, ako mreža „štuca“, onda postoji verovatnoća da se neki podatak „zagubi“ u radu, a to itekako utiče na preciznost rada. Ako ste stalno „prekinuti“ čekanjem na nešto (server ili mrežu), unos postaje naporan i rizičan posao.
Više puta smo u praksi videli kako, naizgled ispravni, računari i mreža prave ogromne probleme u radu. I to ne samo na tehničkom nivou, već i na nivou produktivnosti i efikasnosti. Umesto da komercijalisti prodaju i rade svoj posao, oni se pretvaraju u „IT odeljenje“ silom prilika, jer da bi obavljali svoj posao moraju prvo da otklone probleme u radu sa računarima.
Svaka kompanija ovom problemu mora pristupiti sa potrebnom pažnjom i ozbiljnošću jer se danas bez računara jednostavno ne može. A kako prevazići ovaj problem? Radite redovne provere ispravnosti računara, mreže i ostale opreme. Još bolje, poverite taj posao nekom profesionalnom timu.
Ako redovno servisirate Vaš automobil da bi Vas dugo služio, zašto sličnu logiku ne biste primenili i na računare?
SOFTVERI
Obrada podataka
Softveri su pametni onoliko koliko su podaci kojima ih „hranimo“ smisleni i onoliko koliko je dobra logika koja je ugrađena u njih. Jedno zavisi od korisnika softvera, drugo zavisi od proizvođača softvera. Vrlo prosto – kvalitet na ulazu, očekivano bi trebalo da dâ kvalitet na izlazu. Ako je ulaz loš, ako ljudi ne znaju šta, kako i gde da unose i na koji način, velika je verovatnoća da će i izlazni rezultat u formi izveštaja biti problematičan. Još ako mreža i server „štucaju“, pa se koncentracija i preciznost troše i na to, onda je problem ozbiljan.Poslovni softveri su vrlo kompleksni. Poslovanje takođe. Usaglasiti ta dva kompleksna sistema predstavlja izazov, zbog čega i pišemo ovaj tekst.
Razumevanje i primena ovih, po našem mišljenju ključnih faktora jeste duži i teži put u početku, a verovatno i nešto skuplji. Ali zato ćete kasnije vrlo lako dolaziti do tačnih podatka koji su vama potrebni. Nećete morati da dodajete neke eksterne excel tabele da bi izveštaji bili potpuni. Imaćete sve podatke na jednom mestu, upakovane kako vi želite.I znamo da ih je moguće dobiti samo jednim klikom, jer je upravo takav softver proizvod 30 godina našeg iskustva.
I, iako jeste ljudski grešiti, to ne znači da treba da dozvolite da se greške dešavaju, a još manje da se ponavljaju. Na kraju krajeva, one Vas mogu koštati posla do koga Vam je sigurno stalo. Zato greške sprečite, bilo da dolaze od ljudi, računara ili softvera, a onda sigurni u tačnost svojih podataka uplovite u nove poslovne poduhvate i očekujte ništa manje od uspeha.
“Treba uvažavati činjenicu da je za sve velike
uspehe u poslu, a i životu, potrebno vreme.
Ne gubi vreme žaleći zbog grešaka načinjenih u prošlosti.
Izvuci iz njih naravoučenije i guraj dalje.” – Brown
Ukoliko Vam se blog i tema dopadaju, prijavite se na listu
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
Prethodni blog post: Da li Vam rade e-Fakture?