Da li ste se zapitali koliko su tačni podaci o poslovanju Vaše firme i da li ste u nekoj situaciji posumnjati u njihovu ispravnost?
Evo i situacije u kojoj može biti vidljiva posledica ne baš tačnih podataka. Recimo da danas pokrenete izveštaj iz programa i dobijete određene podatke. Te podatke koristite za neke poslovne odluke. Kasnije, za nedelju dana npr. pustite isti izveštaj i dobijete drugačije podatke. Gledate stari izveštaj koji ste odštampali (koji čak ima i datum i vreme štampe, da ne bi bilo zabune) i upoređujete ga sa novim i imate različite podatke. Zbunjeni ste. Šta se desilo?Ako Vaš program omogućava izmenu proknjiženih dokumenata ili samih stavova knjiženja, najveće su šanse da je tu koren problema. Obično jeste, ali je vrlo teško to utvrditi. Jer, onaj ko je menjao podatke to je radio baš zato da se NE BI videlo da je nešto pogrešio i neki programi mu baš to i omogućavaju.
Zašto bi neko uopšte menjao podatke? Razlozi su razni i sigurno da svako može da nađe opravdanje za neophodnost promene, ali posledice su jasne i treba ih imati na umu.
Ako želite tačno, a ne odokativno poslovanje, onda je ovo zahtev broj jedan: nabavite program koji onemogućava promenu proknjiženih dokumenata (zanimljivo je da se ovo poslednje, iako nije poznato svima, nalazi i u Zakonu o Računovodstvu)!
“Postoje rizici i troškovi za reagovanje, ali oni su mnogo niži nego dugoročni rizici nereagovanja.” – John F.
Ono što je indikativno jeste činjenica da većina firmi problem tačnosti podataka u programu ni ne primeti dok posao ide dobro. Dok posao ide dobro, tj. dok je margina profita dovoljno velika da pokriva razne gubitke koje netačnost i nepreciznost donose, podaci nisu bitni, mogu da budu i okvirni, bitno je da postoji profit. Tako je dokle god je margina preko 10-ak %.Problem nastaje kada kola krenu nizbrdo. Onda se panično traže tačni podaci, gleda se u detalje, pokušava se sprovesti optimizacija troškova i slično. Naravno, pošto podaci nisu bili tačni kada je išlo dobro, nema ni teoretske šanse da budu tačni sada kada su potrebni. U takvim situacijama, u kojima firme očajnički pokušavaju da vrate kontrolu nad brodom u oluji, uviđa se da pokušaj povratka kontrole ne samo da je mnogo teži, vec iziskuje i dodatne troškove i pravi dodatne rupe na brodu koji se ljulja.
Kada sve ovo znate, možete li reći da imate tačne ili, ipak, samo lepe podatke o svom poslovanju?
Budimo realni, jeftinije je da imate uvek tačne podatke, jer postoji velika verovatnoća da će Vam pre ili kasnije zatrebati. Čak i ako danas, u ovom trenutku, iskreno verujete da je „i ovako“ dobro.