Mogućnosti provere je “tajna” broj četiri
Mogućnost provere računovodstvenih informacija u osnovi se svodi na povezivanje glavne knjige, analitike i bilansa. To povezivanje se vrši otvaranjem u glavnoj knjizi računa otvaranja, računa zatvaranja ili izravnavanja i računa gubitka i dobitka.
”Princip mogućnosti provere predstavlja zahtev međusobnog povezivanja poslovnih knjiga, knjiga i bilansa, knjiga i dokumenata, samih dokumenata i njihovo upoređenje sa stvarnim stanjem ili promenom, sračunato na kontrolu (proveru) pouzdanosti ili poverenja u sadržinu promene, stanja ili informacije.“
Međusobno povezivanje knjige i dokumenta vrši se unošenjem naziva i broja dokumenta u knjige, i stavljanjem strane dnevnika i broja (naziva) konta u dokument. Izvorni dokumenti se povezuju ugovorima, internim pravilima i opštim propisima, a izvedeni dokumenti (specifikacije, spiskovi, rekapitulacije) izvornim dokumentima i knjigama iz kojih su preuzete informacije.
Kako je to rešeno u svakodnevnom radu?
Softver mora da omogućava povezivanje poslovnih knjiga, analitike i bilansa, knjiga i dokumenata kao i dokumenata međusobno. Monolitnost softvera omogućava prirodu lakog povezivanje jer je sve u jednom softveru koji nema module, te nije potrebno povezivati podatke iz različitih modula nakon što se povežu moduli međusobno. U takvom softveru izveštaji mogu biti čak i interaktivni jer su u jednom momentu svesni svih veza celokupnog poslovanja.Opreznost ili konzervatizam je “tajna” broj pet
“Tajna” opreznosti ima za cilj da zaštiti kapital preduzeća od moguće raspodele kao dobitka. Ova “tajna” se odnosi na to da se određivanje vrednosti i procenjivanje pozicija u bilansu uradi tako da se, ukoliko postoje sumnje u neku vrednost aktive ili realizovanog dobitka, bira niža suma rezultata (manji dobitak ili veći gubitak) i slabiji finansijski položaj (manja aktiva i veće obaveze). “Tajna” opreznosti zabranjuje iskazivanje u bilansu nerealizovanih dobitaka, što praktično znači da se u bilansu mogu iskazati samo na tržištu potvrđeni dobici i gubici.
Softver i opreznost
Opreznost softver ne može nametnuti korisniku ni na koji način, ali može olakšati primenu ovakvih “tajni” na sastavljanje bilansa jednostavnošću i jasnoćom kojom se bilansi rade, ali i konzistentnošću podataka koje nude u izradi bilansa. Ako se podacima koje softver pokazuje ne može verovati, kao kod softvera koji imaju mogućnost promene proknjiženih stavki, dokumenata i slično, ni ova pa ni druga “tajna” neće moći biti primenjene ispravno.“Tajna” broj šest je jasnost
“Tajna” jasnosti se pre svega odnosi na zahtev nemešanja računovodstvenih i bilansnih kategorija i podrazumeva da se elementi aktive, pasive, rashoda i prihoda iskazuju u punom iznosu i da se raščlanjuju po unapred određenim kriterijumima. To znači da nije dozvoljeno prebijanje pozicija, jer bi svako eventualno prebijanje pozicija ili mešanje računovodstvenih i bilansnih kategorija dovelo do stvaranja nepodobne osnove za ocene i zaključivanje.
“Princip jasnosti predstavlja zahtev da knjigovodstveni podaci ili informacije budu zabeleženi i prikazani na način koji omogućava sticanje tačne predstave ili slike o toku poslovanja, stanju i progresu preduzeća. Na stvaranje istinite predstave o imovinskom položaju i postignutom rezultatu u velikoj meri utiče jasnoća ili knjigovodstvena transparentnost.
“Tajna” jasnosti takođe nalaže da se sve eventualne greške moraju ispraviti na jasan način, tako da se može videti i pogrešno i ispravno knjiženje.
A u praksi je to primenljivo tako što
Softver mora da ima potpuno i jasno generisanje stavova knjiženja, a ne skraćene šeme ili šablone knjiženja koje radi ubrzanja procesa ili nedostatka celokupnosti sistema prave nejasna i nepotpuna knjiženja.Takođe, program na osnovu kog donosite strateške odluke za svoje poslovanje ne sme dozvoliti brisanje, već samo ispravljanje pogrešnog knjiženja, ali tako da se u svakom trenutku vidi i ispravno i pogrešno knjiženje. Ovo, u današnje vreme ignorisanja zakona, pre izgleda kao jeres nego kao primena “tajne”, ali tehnologiju ne treba zloupotrebljavati na svoju štetu, već je upotrebljavati u svoju korist.
Za sad toliko, uskoro ćemo Vam otkriti još tri, finalne, tajne. Budite blizu… 🙂
Prethodni blog post: Kako da komitent zna svoje stanje, a da Vam ne oduzima vreme?