“Tajna” broj sedam je ažurnost
Primenom “tajne” ažurnosti ili blagovremenosti obezbeđuje se pravovremeno dobijanje knjigovodstvenih informacija. Zastarele ili zakasnele informacije nisu u potpunosti upotrebljive, jer mogu da dovedu do donošenja pogrešnih zaključaka i sprovođenja loših upravljačkih odluka. Ova “tajna” se sprovodi tako što se sve poslovne promene nastale jednog dana knjiže istog ili najkasnije sledećeg dana.
A na koji način to stvarno funkcioniše u praksi?
Poslovni programi na jedinstven način doprinose povećanju ažurnosti knjigovodstva. Namena im je da se knjiženje poslovnih promena radi veoma brzo i efikasno. Potrebno je samo sastaviti dokument o nastanku poslovne promene i dobar program će ga za odmah automatski analizirati i ispravno, potpuno i jasno proknjižiti, tj. sprovesti i zavesti u sve potrebne evidencije. Vrhunski programi mogu sve te podatke istog momenta primeniti, tj. rezultate uticaja prikazati svima koji se u sistmu tog trenutka bave delom poslovanja na koji je ta jedna promena uticala i to bez da ti operateri traže i/ili čekaju na izveštaj.Materijalna ispravnost je “tajna” broj osam
Pod pojmom materijalne ispravnosti podrazumeva se da su knjiženja ispravna sa gledišta zakonskih propisa, računovodstvenih načela i poslovne politike preduzeća, kao i da su ispravna sa gledišta verodostojnosti svakog elementa koji je predmet knjiženja.Do povrede ove “tajne” može dovesti: propuštanje nekog knjiženja, duplo knjiženje nekog elementa ili pogrešno knjiženje, kao i netačno obračunavanje neke računovodstvene kategorije.
“Princip materijalne ispravnosti predstavlja zahtev po kome sve knjigovodstvene beleške treba da budu zasnovane na istinitim, odnosno stvarnim događajima ili stvarnom stanju.”
Kako je to moguće u radu?
Softver mora onemogućavati knjiženja koja su formalno ali i logički neispravna i koja mogu da dovedu do materijalne neispravnosti knjiženja. Jedan od načina da se materijalna ispravnost obezbedi jeste da softver automatski, ali kompletno i jasno, generiše stavke i protivstavke knjiženja i automatski stvara bilansnu ravnotežu uz obavezno zadovoljenje “tajne” potpunosti i jasnosti.Deveta “tajna” je ekonomičnost
Ekonomičnost, kao deveta tajna, nalaže da korist od računovodstvenih informacija mora biti veća od troškova njihovog dobijanja. Ovaj odnos koristi i troškova je teško merljiv, pa se zato koriste pokazatelji indirektnog merenja, koji pokazuju do kakve bi štete došlo ukoliko se računovodstvene informacije ne bi koristile. Na stepen ekonomičnosti rada u računovodstvu utiču dva faktora:
- Izbor pokazatelja (računa) koji su najpotrebniji i najkorisniji uz istovremeno eliminisanje beznačajnih podataka;
- Izbor metoda i sredstava za obradu podataka.
Dok u praksi to izgleda ovako:
Poslovni softver višestruko povećava stepen ekonomičnosti preduzeća. Mora biti projektovan tako da korisnika vodi kroz rad tako da od njega traži samo bitne i korisne podatke koje zatim instant obrađuje i da korisniku nudi niz korisnih informacija i mogućnosti za analizu ili drugačiju upotrebu podataka u toku samog rada.Dakle, da ponovimo, bitno je poštovati drevna “tajne” na način da Vam alat u kome vodite svoje poslovanje ponudi potpune, jasne, blagovremene, tačne informacije, koje je moguće proveriti i upotrebiti u funkciji unapređenja poslovanja.