Elektronska arhiva (e-Arhiva) koja je već u okviru Vašeg poslovnog, odnosno, računovodstvenog programa, i koja ima sve odlike i mogućnosti naprednih sistema za upravljanje dokumentima (DMS), mnogo je više od arhive i dodatno će unaprediti Vaše poslovanje.
(Vreme čitanja: 4 minuta)E-Arhiva, pod uslovom da je deo vašeg programa, omogućava da svu poslovnu dokumentaciju elektronski sačuvate i organizujete na jednom mestu. Naglašavamo da mislimo na e-Arhivu u okviru samog programa. Takva e-Arhiva omogućava brz i jednostavan pristup svim dokumentima, bolju organizaciju rada i vremena, manji trošak čuvanja dokumentacije. Ali, isto tako i veću sigurnost jer je najveći deo originalne poslovne dokumentacije u podacima firme, a ne u registratorima.
Ideja Lidder e-Arhive i celog procesa arhiviranja Vaše dokumentacije jeste da sva dokumentacija uz podatke o poslovanju bude na jednom mestu. Softver u kome vodite svoje poslovanje treba da Vam pomogne u tome i nikako ne bi trebalo da podrazumeva korišćenje dodatne aplikacije, već elektronska arhiva treba da bude u okviru istog programa.
Takav program, koji ima sve na jednom mestu, omogućava:
· brzo preuzimanje dokumenata (e-faktura ili brojnih drugih elektronskih dokumenata)
· jednostavnu i efikasnu klasifikaciju dokumenata,
· zajednički rad na dokumentima,
· jednostavnu i brzu pretragu arhive,
· automatsko prosleđivanje dokumenata iz samog programa na e-mail,
· štampanje i sl.
Uz ove mogućnosti i dobar način organizovanja i čuvanja poslovnih dokumenata i druge bitne dokumentacije koja se tiče poslovanja, imaćete kvalitetan sistem upravljanja dokumentima, a ne samo arhivu u kojoj se pohranjuje dokumentacija.
Zašto je imperativ da elektronska arhiva bude u okviru Vašeg poslovnog programa?
Pre svega, zato što tako ne trošite vreme kako biste sve bitne podatke ponovo unosili u zaseban program. Kada koristite zasebne programe podaci o finansijama nalaze u nekom od modula Vašeg poslovnog/ERP programa ili slično, fakture u programu za fakturisanje, podaci o komunikacijama su u CRM-u, dokumenta i prilozi u elektronskoj arhivi, itd.
I onda, kada se npr. promeni kontakt osoba u nekoj firmi, treba promeniti ime kontakta, e-mail i telefone u svakom od ovih programa. I tako je svaki put kada dođe do promene nekog podatka. Svi oni koji, nažalost, koriste više odvojenih programa vrlo dobro znaju kakve su to muke i koliko se vremena gubi.
Kod Vas ne mora biti tako ako za praćenje poslovanja birate poslovni program u kome je sve deo jednog sistema, pa će izmenom na samo jednom mestu, informacija biti dostupna svima u firmi. Jasno je zašto – zato što je sve u jednom programu!
Kako e-Arhiva izgleda u praksi?
Kada radite u takvom programu onda se svaki unos podatka dešava samo jednom, isto tako i izmena. Zahvaljujući tom konceptu, sve što Vam je bitno da znate dok radite bilo koji posao u programu, na ekranu je pred Vama.
Dok unosite dokument u e-Arhivu tačno znate ko je komitent na koga se odnosi, šta se razgovarali/dogovorali i kada, ako je kupac znate šta je sve od Vas kupovao, šta najviše, po kojoj ceni, koliko ste na njemu zaradili … i još puno korisnih informacije – sve je na jednom mestu. Odmah, tačno i ažurno. I lako je onda proceniti koji je sledeći korak najbolji za vaše poslovanje jer pred sobom imate sve bitne informacije. Podsećamo – bez da ste u program prenosili podatke sa nekog drugog mesta.
Tu je i situacija kada Vam je potreban neki dokument iz arhive radi npr. prosleđivanja komitentu.Koliko Vam je inače vremena potrebno da odete do ormara/prostorije sa registratorima, pronađete željeni registrator, pa potom i dokument u njemu, da ga izvadite i skenirate svaku njegovu stranu i pripremite ga za slanje, a potom odete na Vaš mail, upišete adresu, prikačite skenirani dokument i najzad ga pošaljete.
U Lidder e-Arhivi dokument brzo pronalazite pretragom po ključnim rečima ili parametrima i istog trenutka ga možete proslediti na željenu e-mail adresu, i naravno bez ukucavanja adrese jer je i taj podatak u Vašem programu.
Dakle, e-Arhiva može biti mnogo više od arhive koja po svojoj definiciji služi za skladištenje „finalnih“ dokumenata. Kao što vidite, koncept je ono što čini razliku.
Da rezimiramo:
Uštedećete vreme jer podatke unosite samo jedanom.Brže ćete pronalaziti potrebna dokumenta i dalje manipulisati njima.
Štedećete i vreme i novac jer ne morate da štampate.
Osiguraćete bezbednost podataka u dokumentima.
Neće biti gubljenja ili uništenja dokumenta.
Imaćete sve podatke o poslovanju na jednom mestu!
DODATAK: E-Arhiva i Arhivska knjiga u Lidderu
U svetlu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, elektronska arhiva u Lidderu dobija još jednu važnu ulogu. Shodno Zakonu koji za privredna društva nalaže obavezu dostavljanja prepisa arhivske knjige nadležnom arhivu, plan je da e-Arhiva u Lidderu podrži i klasifikaciju po kategorijama arhivske građe, pa bi tako e-Arhiva u Lidderu, osim što je vrlo lako dostupna onda kada Vam treba, bila jako dobra i za delovodnik i za arhivatorske poslove i predaju dokumentacije u nadležni arhiv, kao i za svakodnevni operativni prijem i slanje dokumenata i raspored i podelu zadataka iz dokumenata prema različitim zaposlenima ili procesima.
Mogućnosti su brojne i tu su, kao i sve drugo u Lidderu, kako biste još efikasnije radili svoj svakodnevni posao.
Ukoliko Vam se blog i tema dopadaju, prijavite se na listu
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
Prethodni blog post: Lakše i brže plaćanje (pro)faktura