Ako izostavite i samo jednog od ova tri učesnika u procesu odabira poslovnog softvera, najveće su šanse da će doći do “iskrivljenih prioriteta”, odnosno, da će najpre biti ispoštovane želje onih sa većim uticajem iako možda nisu prioritetne za samo preduzeće.
(Vreme čitanja: 5 minuta)Neko reče „Nikad se nema vremena da se nešto uradi kako treba, ali uvek se ima vremena da se uradi ponovo“. Ali, složićete se, promena softvera je nešto za šta se mora odvojiti vreme. Bar bi tako trebalo da bude, da ne biste kao u ovom citatu, ponovo išli u potragu za softverom, za koju godinu. Zato je veoma važno kome ćete taj posao poveriti, odnosno, ko će učestovati u procesu odabira poslovnog softvera.
Kao i u svakom drugom procesu tako i kod za odabir poslovnog softvera postoje određeni koraci i metode koje taj proces mogu olakšati. Ako i pored toga nedoumice postoje, a to je nepisano pravilo, one proizilaze iz nedovoljnog poznavanje materije. Shodno tome, ko i zašto treba da bude uključen u odabir poslovnog softvera?
Računovođa
Zašto da?
Zato što radi u službi kroz koju prolazi i gde uglavnom završava sva dokumentacija: fakture dobavljača robe i troškova, kalkulacije, izlazne fakture.. A potom su tu i blagajna, fiskalni računi, knjižna odobrenja i zaduženja, obračuni zarada, razne isplate i obračuni, razni ugovori…Računovođa je osoba koja je upućena u proces protoka dokumentacije, a iz te dokumentacije nastaju podaci koji su neophodni za izveštaje. Bez vrlo detaljnih i dobro isplaniranih knjiženja koja se ne moraju ručno dorađivati, revidirati i kontrolisati nema ni korisnih izveštaja. Ako program u ovom smislu ne pomaže, već samo gomila posao računovođi, onda se računovođa ne bavi svojim zanatom već „pešačenjem“ po podacima, što niko ne želi i zbog toga se računovođa mora složiti sa odabirom.
Zašto ne?
Neke računovođe baš vole da “pešače” po podacima jer su tako jako bitni u firmi i bez njih cela firma ne zna šta radi. Vole da ceo dan nešto presabiraju i proveravaju da li je program dobro sabrao. Ili da ceo dan nivelišu ili rade slične nepotrebne stvari. I stalno se drže za glavu. Često tu situaciju ne bi da menjaju jer promena programa znači promenu sistema. A oni znaju to što znaju i plaše se novih i boljih sistema. Obično su ključni za firmu jer jedino oni znaju ko kome duguje. Zato ih je jako teško promeniti ili ubediti da to što oni rade može mnogo brže i efikasnije.Ako imate takvog knjigovođu, najbolje je da ne menjate ništa dok ga imate takvog jer će napravti sve probleme sveta u novom softveru i godinama nećete imati ispravne podatke u novom programu. Potrudiće se da Vam dokaže da nije trebalo da menjate sistem. I obično će izgubiti bitku, ali će je voditi godinama, na štetu poslovanja.
Komercijalista i odabir poslovnog softvera
Zašto da?
Zato što poznaje tržište, zato što mora da zna koje robe ima na stanju i šta može da ponudi kupcu. Istovremeno, zato što treba da zna šta je prodato/nabavljeno i po kojoj ceni, kao i to šta je fakturisano, a nije naplaćeno.Komercijalista mora da prati realizaciju plana, koja roba se traži, koja se dobro prodaje, a koja sporije. A da sve to ne bi zapisivali negde sa strane i računali „u glavi“, neophodan im je dobar program. Program koji automatski i kontekstualno daje precizne, tačne i stvarno upotrebljive izveštaje. Ako je neophodno ići u neke menije i tražiti neke izveštaje o prodaji svaki put, pri svakom razgovoru… onda će se stalno gledati izveštaji na papiru „od pre neki dan“, a to je ono što niko ne želi. Program mora baš tu da pomogne. Podaci na osnovu kojih se radi moraju da budu „od pre neki sekund“, da budu jasni i razumljivi. Komercijalista to treba da prepozna kada se relizuje odabir poslovnog softvera i odobri izbor upravo takvog rešenja!
Zašto ne?
Neki komercijalisti smatraju da je računovodstvo bespotrebno gubljenje vremena i opterećujuća obaveza jer ne sagledavaju celokupnu firmu. Treba im, kako oni to zovu, “sloboda” da rade šta im padne na pamet. Svaku obavezu izveštavanja i urednog poslovanja smatraju preprekom i trude se da izvrdaju takve obaveze. Oni misle da je jedino bitna prodaja, pa makar za njima morala da radi armija “prepravljača dokumenata i stvarnosti” jer oni kupcima dozvoljavaju sve, a sebe stavljaju iznad firme i pravila. Takvi firmu koštaju više nego što oni mogu da zarade, dugoročno gledano. Ali, oni smatraju da na njima i nije da razmišljaju u tom kontkestu.Za nekoliko takvih komercijalista treba Vam duplo toliko knjigovođa i loš program, da biste mogli da menjate podatke kako i kada se njima prohte, a knjižićete tek za mesec dana kada se sa kupcem dogovore. A do tada ćete samo pretpostavljati da dobro rade, jer tako kažu. I tako stalno.
Direktor/menadžment
Zašto da?
Na osnovu raznih izveštaja, direktor/menadžment donosi odluke o daljim koracima u poslovanju.Da li treba doneti odluku o povećanju obima prodaje? Smanjiti uvoz ili povećati izvoz? Smanjiti troškove i povećati investicije? Da li pratiti naplatu i potraživanja, odnosno imati uvid u cash flow? I još mnogo sličnih podataka neophodno je direktoru svakodnevno da bi se proces poslovanja odvijao u pravom smeru i da bi preduzeće napredovalo. Ako sve to radi na osnovu pojedinačnih i ukrštenih izveštaja na papiru, opet imamo odluke o poslovanje „od pre neku nedelju“. Ali, ako radi na osnovu informacija koje su jednostavne i lako razumljive (i još ako niko ne mora da ih donosi i „izraduje“…) onda su odluke brze i efektne. Menadžment ovo mora razumeti i odobriti, isto kao i komercijala i računovodstvo, ali sa svog, strateškog stanovišta.
Zašto ne?
Nema ni razloga ni smisla da direktor ne učestvuje u odabiru poslovnog softvera, ako stvarno učestvuje u poslovanju. On je taj kome svi treba da sastavljaju izveštaje i opravdavaju svoje odluke, a to se najbolje prati kroz dobar progam. Ključ je DOBAR ODABIR poslovnog softvera na startu. A direktor je taj koji ocenjuje koliko ko treba da bude plaćen za posao kojim doprinosi firmi. Ako on delegira odabir softvera knjigovođi, ostaje nesvestan mnogih stvari koje će tek isplivati, a ako delegira odabir softvera komercijalisti… onda ništa.Ako izostavite i samo jednog od ova tri učesnika u procesu odabira poslovnog softvera, najveće su šanse da će doći do “iskrivljenih prioriteta”, odnosno, da će najpre biti ispoštovane želje onih sa većim uticajem iako možda nisu prioritetne za samo preduzeće. U nekim, ređim, slučajevima dovoljan je samo direktor ali samo pod uslovom da je on ujedno (ili da je bio) i ekonomista i komercijalista pa poznaje svaki proces u firmi. Ako je “samo” direktor u smislu biznisa, ipak je neophodna saradnja sva tri ključna čoveka firme. Saradnja ljudi u firmi omogućiće Vam da donesete ispravnu odluku i DOBRO ODABRATI odgovarajući softver. Mislite o tome.
I ne zaboravite reči, širom sveta poznatog autora knjiga o liderstvu, Stivena Kovija:
“Ja nisam proizvod okolnosti. Ja sam proizvod svojih odluka.”
Ukoliko Vam se blog i tema dopadaju, prijavite se na listu
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
Prethodni blog post: E-fakture i kako najbrže preći na rad sa njima