Zašto je bolje imati podatke u svom poslovnom programu nego u Excel-u?
U poslovnom okruženju najveći deo svakog poslovnog uspeha meri se kroz brojeve: u planiranju, izveštajima, statistici. Samim tim najveći deo Vašeg uspeha zavisi od sposobnosti upravljanja informacijama i podacima. Da bi dobili dobre podatke neophodno je da imate precizno poslovno izveštavanje jer izveštavanje je naša svakodnevnica bez koga nema krajnje računice. Na osnovu svih tih brojeva možete da sagledate trend Vašeg poslovanja i da donesete odluke kojima ćete postići još bolje rezultate.
«Svemogući» Excel
Microsoft Excel je moćan alat i jedan je od najpoznatijih programa za rukovanje podacima. Najčešće se koristi za poslovno izveštavanje jer se u preduzećima sve gleda i analizira kroz brojeve. Konačni brojevi su ti koji Vam pomažu da donesete bitne i dobre odluke u poslovanju. Prednosti Excela su mnogobrojne, počevši od toga da ga možete sami savladati uz online video kurseve koji pružaju osnovne i napredne mogućnosti Excela, preko bezbroj različitih tabela koje možete da napravite samo za svoje potrebe, do pivot tabela koje se formiraju na osnovu podataka iz Excela i koje su veoma aktuelne u poslednje vreme.Excel – ograničenja u realnom radu
Međutim, sve u vezi Excela morate da naučite sami, da se snalazite na razne načine jer je broj kombinacija šta sve Excel može skoro pa beskonačan. Treba dosta vežbe i prakse u korišćenju naprednih funkcija da biste mogli da kažete da vladate Excel-om. A ako se poslovanje preduzeća zasniva na izveštajima u Excel-u onda je potrebno mnogo veštine i znanja o tome kako poslovanje funkcioniše da bi se savladali izveštaji naprednog nivoa. Jer kada formirate podatke za izveštaj u Excel-u uvek ih ubacujete ručno, sami morate da napravite ćeliju sa formulom (i to ne jednu nego desetine njih najmanje), nema automatizacije šta u koje polje ide osim ako sve nije linkovano sa nekim drugim izveštajem koji je urađen isto u Excel-u. I taj prethodni izveštaj koji je linkovan neko je morao da „nahrani“ podacima da bi menadžeri mogli da prate poslovanje i donose dobre odluke. Prilično je naporno i troši se mnogo vremena kada su potrebni Excel izveštaji na dnevnom nivou. U nekim preduzećima, čak većim, radi čitava armija zaposlenih koji samo ukucavaju podatke u Excel „baze“ iz kojih će se dalje distribuirati podaci. A svi ti podaci su već uneti u komercijalnom poslovanju i u knjigovodstvu i onda se najmanje još jednom ukucavaju ponovo. Ne samo da se ukucavaju bar dva puta, nego različiti zaposleni različito imenuju iste fajlove i onda umesto jednog imamo bar dva fajla sa istim podacima, a različitim nazivom. Pitamo se koji je tačan? A zašto se različito zovu? Da bi pronašli razliku u tim izveštajima, koje zapravo nema, troši se opet nečije vreme za pešačke poslove. I onda se, po običaju, nađe neko ko sasvim slučajno, jednim običnim klikom „delete“ ili „escape“, obriše sav višesatni trud i rad! I nema ničega! Ni fajla, ni duplo unetih podataka sa različitim nazivom! I onda uobičajena frka jer nema podataka za izveštaje! Izveštaji kasne, tražimo u e-mailovima poslednji izveštaj koji smo juče ili prošle nedelje poslali, proveravamo dokle su u tom izveštaju uneti podaci i počinjemo sa ukucavanjem podataka ponovo. Više sati prekovremenog da bi se postiglo obrisano vreme! Mogućnost greške očigledna! Da li će se sve ubaciti ili će nešto biti propušteno? Na backup-u servera nema ni jednog potrebnog fajla, jer obrisan je baš onaj koji se svakodnevno dopunjuje. A zaštitu za brisanje niko nije stavio, jer „Šta će nam? Nema šanse da se to nama dogodi“. Kad malopre pomenusmo e-mailove, i tu se postavlja pitanje sigurnosti podataka. Ko je sve ovlašćen da e-mailom dobije Excel fajl sa podacima o poslovanju? Kako sprečiti da zaposleni „pokupe“ baš taj fajl sa servera i pošalju ga nekom sasvim slučajno? Kako kontrolisati da li je fajl, osim na potrebnu e-mail adresu, otišao i na još neku drugu-pogrešnu? A inače, izveštaje u Excel formatu mogu da vide samo oni koji imaju pristup serverima na koji je fajl postavljen ili oni koji su ga dobili e-mailom. Ako je Excel fajl šifriran, onda svakom ko treba da ima pristup treba javiti i šifru. I tako za svaki fajl pojedinačno. Koliko fajlova, toliko šifara. Pa ko će to sve zapamtiti?Poslovni softver: može li jednostavnije od Excel-a?
Mnogo je jednostavnije koristiti izveštaje iz programa. Potrudite se da u programu koji koristite imate sve vrste izveštaja koji su potrebni za donošenje Vaših poslovnih odluka. Ovo se posebno odnosi na izveštaje koji su neophodni na dnevnom nivou.
Jednobrazan unos podataka, pouzdani izveštaji i sigurnost
Sve što se od podataka unosi, unosi se jednom sa mogućnosti da se vidi na više traženih mesta u izveštajima. Na primer, sve što se unese od podataka u komercijali, vide i svi ostali komercijalisti. Odnosno vide svi oni kojima je po nivoima ovlašćenja u programu to i odobreno. Ne mora zaposleni da zna nikakvu šifru za neku opciju u programu, osim svoje šifre za ulazak u program. Jer sve je zadato na početku i automatizuje se tokom korišćenja programa. Ako Vas, na primer, interesuje fakturisani promet za taj dan ili prethodnu nedelju, program će „pokupiti“ sve fakture koje su izdate. Taj izveštaj mogu da vide oni zaposleni koji imaju nivo ovlašćenja za određeni izveštaj. I ono što je svakako dobro jeste da svi oni istovremeno mogu da gledaju podatke u istom izveštaju. Nema ograničenja niti „read only“ ispisa kao u Excel-u, jer izveštaj je izveštaj i kao takav se u programu ne može promeniti. Niti forma, niti brojevi, niti zadata formula. Za to Vam je potreban programer, a takva suštinska izmena ne dešava se baš jednostavno. Mnogo je jednostavnije da samo uđete u potreban izveštaj i da ga analizirate nego da svaki put razmišljate da li su kolone dobro popunjene, da li je neko slučajno promenio formulu u ćeliji, do kog datuma su uneti podaci, itd. Nemate dilemu da li ste ušli u izveštaj sa tačnim nazivom jer nema bojazni, niti šanse da je taj izveštaj, koji Vama treba u programu, neko drugačije nazvao. Svi zaposleni ga vide pod jednim, istim nazivom. Podaci i brojevi će biti uvek tu, unose se iz dana u dan, samim poslovanjem, tj. unosom faktura, plaćanja, računa i slično i uvek su ažurni. Praktično ne postoji mogućnost da neko obriše izveštaj ili program, jer pravo za to je vrlo striktno ograničeno. Uglavnom na administratora i možda, ali vrlo retko, još jednu osobu u preduzeću. Čak i da sasvim slučajno stisnete „delete“ program neće nestati. Nema šanse Može samo da nestane ikonica programa sa Vašeg desktop-a, ali to je nešto sasvim drugo. Ikonica se može vratiti za par sekundi i svi podaci su opet tu!Excel je dobar, ali je poslovni softver bolji!
Excel je dobar za brze i kratke operacije nad tabelama sa brojevima i Excel je baš to – operater nad tabelama, a ne nad „živim podacima“. U boljim programima svi izveštaji se dobijaju u interaktivnim formama u kojima se, kao u Excelu, polja mogu pomerati, sortirati filtrirati, pretrađivati, sumirati i tako dalje, pa se tako podešen izveštaj može štampati, izvoziti i slično, ali osnovna razlika je u sledećem: Takvi interaktivni izveštaji dozvoljavaju da se „klikom“ na podatak koji Vas zanima i koji analizirate automatki nađete u dokumentu fakture ili u kartici komitenta ili tome slično te da se lako vratite na izveštaj. U Excelu gledate samo brojeve i to je to: nema nikakve veze sa „živim“ podatkom ili dokumentom. To čini ogromnu razliku u korisnosti vremena provedenog nad Excelom i vremena provedenog sa dobrim poslovnim programom koji ima interaktivne izveštaje. Najveći procenat poslovnih programa nema interaktivne izveštaje i automatsku kontekstnu analizu već ima samo PDF ili print izveštaje sa kojima ne možete baš ništa dodatno (pa zato i korstite excel). Takvi primeri su u praksi zavisni od Excela, ali potrudite se i nabavite poslovni softver koji odgovara ozbiljnosti Vašeg poslovanja i vrednosti Vašeg ličnog vremena.
Radite pametnije, a ne više! OK?
Što reče neko, nikad nema vremena da se uradi kako treba, ali uvek ima vremena da se uradi ponovo?
Radite pametnije, a ne više!
Ukoliko Vam se dopao post, prijavite se na listu kako ne biste propustili neki od narednih.
Prethodni blog post: Računovođe i programeri: Saradnici ili sapatnici