– E-Arhiva dokumenata u Lidderu

Korišćenjem E-Arhive u Lidderu, klasičan rad sa papirima i registratorima može da se ubrza i smanji po obimu u značajnoj meri. Najveći deo originalne poslovne dokumentacije se od sada može smestiti u sam Lidder – u podatke firme, a ne u registratore, čime se štedi prostor i vreme koje svi trošimo na pretragu papirnih arhiva.

Elektronsko arhiviranje i rad sa elektronskim dokumentima je proklamovano i kao državni cilj, pa se i razni zakoni i propisi menjaju u tom pravcu. Još samo ove godine je rad sa elektronskim arhivama i dokumentima opcija, ali već od 2022. godine postaje propisana obaveza, a Lidderova E-arhiva predstavljaće osnov za rezmenu elektronskih dokumenata. Mislite o tome i krenite sa upotrebnom sada.

– Prilozi menjaju registratore?

Znamo da je ovo iz naslova vrlo hrabra izjava za mnoge kojima papiri i registratori predstavljaju samu osnovu originalnosti, ali vremena se menjaju i polako se prelazi na elektronske i elektronski potpisane dokumente. Lidder će ovaj prelazak olakšati kombinujući način rada koji poznajete sa mogućnošću rada sa elektronskim arhivama dokumenata, korak po korak, kao i uvek do sada.

– Originalnost dokumentacije?

Original dokumenta je, ako je rađen na računaru, onaj u računaru. Svaka štampa je papirna kopija. Svako slanje emailom je email kopija, jedini original je onaj u elektronskom obliku – u samom Lidderu.

Da biste se osigurali od menjanja elektronskog dokumenta u toku putovanja nekog dokumenta do primaoca, postoji elektronski potpis kao i slanje putem servisa od poverenja koji osiguravaju nepromenjeno stizanje kopije elektronskog dokumenta primaocu.

Dakle, konačno će prestati praksa „pocepaj fakturu i šalji drugu“, na koju su mnogi koji ne koriste Lidder navikli. Takođe, time će postati uobičajeno, iako sada nije, da se greške koje se dešavaju lepo storniraju i vide, a na šta su svi korisnici Liddera odavno navikli jer, kada pošaljete fakturu elektronski, postoji trag o tome i nema menjanja. Lidder to odavno poštuje, jer to je jedini ispravan način poslovanja. Sve ostalo je amaterski pristup.

– Kako priloge primeniti u praksi?

Čest je primer da se dokumentacija koju komitenti dostavljaju (knjigovodstvu) čuva u registratorima. Sa ovom novom opcijom moguće je skenirati ili fotografisati dokumentaciju (ili ona može stići e-mailom ili elektronskim servisom) i onda je smestiti u Lidder kao prilog i povezati je sa dokumentom na koji se odnosi, prostim pritiskom na F9. Kasnije, kada taj prilog-dokument zatreba, (a kad-tad zatreba) brza i laka pretraga po svim bitnim obeležjima priloga omogućava da u samo nekoliko sekundi locirate prilog kako biste ga pregledali. Praktično, zar ne? Mnogo brže od traženja po registratorima. Dokument koji prilažete uz neki drugi dokument koji pravite u Lidderu zvaćemo prilog, iako je i sam taj prilog zapravo (elektronski) dokument.

Tako prilog-dokument može biti fajl (datoteka) koji će dodatno pojasniti dokument koji pravite (npr. fotografija ili specifikacija u XLS-u), dopuniti ga (ugovor u PDF-u ili DOC-u) ili slično, a koja predstavlja original na osnovu koga je nešto knjiženo. Osim što priloge možete dodavati dokumentima koji su u izradi, isto tako ih možete vezivati i za već proknjižene dokumente – iz naknadnog pregleda dokumenta. Prilozi mogu biti fajlovi u nekom od sledećih formata: PDF, Excel, Word, JPG i PNG. Priloge, takođe, možete dodavati i uz bilo koju analitičku karticu – na primer uz kartice kupaca i dobavljača možete dodavati ugovore koje imate sa njima tako da Vam ti dokumenti uvek budu pri ruci.

– Konkretno i lako krenite napred.

Princip je da se u skoro svakom delu Liddera (gde to ima smisla i gde ima tehničkih mogućnosti) može pozvati dodavanje ili pregled priloga – rad sa E-Arhivom i to komandom F9. Kao i inače u Lidderu, F1 pokreće Help u kome se sada nalazi i jednostavno uputstvo za rad sa E-Arhivom, sa opisom svakog koraka.

Mogućnosti su brojne i zato predlažemo da sami isprobate i uverite se koliko je jednostavno koristiti ove mogućnosti i kako one mogu da poboljšaju kvalitet posla. Pritisnite F9, pozovite E-Arhivu i dalje bi trebalo da je jasno. Svakako, pogledajte opis komandi i načina rada sa ilustracijama i u Helpu, u sekciji Dodaci/E-Arhiva.

Kao i uvek, ukoliko bude bilo interesovanja, organizovaćemo radionice na kojima ćemo pokazati kako je lako raditi sa prilozima. Javite se ako ste zainteresovani.

– Nova računovodstvena amortizacija

Računovodstveni obračun amortizacija osnovnih sredstava je od sada u novom grafičkom okruženju. Osim toga, obračun je dobio mogućnost obračunavanja neograničenog broja osnovnih sredstava u jednoj listi, kao i mogućnosti lakšeg selektovanja osnovnih sredstava koja želite da amortizujete, bilo putem učitavanja spiska iz liste šifara – ako je koristite, bilo ručnim obeležavanjem iz liste koju dobijate. Komande sa tastature su standardne, a interfejs je samoobjašnjavajući, sa pomoćnim objašnjenjima na samom ekranu, kako ste i navikli u Lidderu.

– Adrese osnovnih sredstava

Od sada će adrese osnovnih sredstava biti vidljive u infopanelu u sekciji info. Takođe, kada ste u specifikaciji osnovnih sredstava od sada možete uključiti prikazivanje dodatnih kolona za MT (mesto troška) i adresu, što Vam omogućava filtriranje i grupisanje liste O.S. po MT, odnosno, adresi.

– Prelazak na najnoviji kontni okvir

Da biste prešli na korišćenje najnovijeg kontnog okvira, sa kontnog okvira koji je važio do kraja 2020-te, potrebno je listu preknjižavanja, koju ste sa ovom verzijom dobili, eventualno doraditi i pustiti “preknjižavanje” komandom X iz kontnog okvira. Preknjižavanje, iako se tako zove, ne preknjižava već menja sva knjiženja po starom KO u knjiženja po novom KO tako da nakon toga izgleda kao da ste sva knjiženja radili po novom. Dakle, nema “zatvaranja kartica” i preknjižavanja sa starih na nove i time gubljenja kontinuiteta podataka i gubljenja vremena, već se sve odvija za nekoliko minuta koliko je potrebno da pregledate i sredite listu (u koju ulazite sa X dok ste u kontnom planu), te da zatim pustite promenu kontnog okvira po toj listi komandom Q. Naravno, radi Vaše sigurnosti, a i za slučaj da se predomislite, dobro bi bilo snimiti arhivu firme pa uraditi navedeno.

Napomene:
Za slučajeve gde se jedan deo konta prenosi na jedan konto, a neki drugi delovi tog istog konta na neka druga konta, morate ručno odrediti koje i kolike to delove prenosite i da to ručno uradite jer su delovi određeni na način da ih program ne može prepoznati. U našem predlogu za preknjižavanje će se u tim slučajevima naći samo promena konta 1 na 1, a onda dalje Vi treba da otvorite konta novih delova i da preknjižite sa tog jednog na koji je Lidder prebacio sve na potrebne delove. Ovo su vrlo retki slučajevi (razvrstavaju se prihodi od donacija od pokrajine, države i slično), ali ako ih imate, obratite pažnju i preknjižite odgovarajuće delove ručnim nalogom.

Ako uradite preknjižavanje na novi kontni okvir odmah po otvaranju početnog stanja (PS) a nakon nekog vremena je potrebno da uradite i usaglašenje PS nakon otvaranja konačnog PS, potrebno je da u novootvorenom PS, koje će služiti za usaglašenje PS, uradite preknjižavanje na novi kontni okvir pre pokretanja procesa usaglašenja PS.

– Državni projekat „Moja prva plata“

Osvrt na aktuelnu situaciju i pitanje nekih korisinka: Za program države „Moja prva plata“ Lidder nema šta posebno da obračuna i dodatno učini. Ako ste učestvovali u konkursu i imate lica na stručnom osposobljavanju onda Nacionalna služba za zapošljavanje obračunava i isplaćuje mesečnu naknadu od 20000/24000 dinara u zavisnosti od stručne spreme angažovanih lica i ima obavezu obračunavanja i plaćanja poreza i doprinosa. Poslodavac koji je na tom programu za lica sa kojima je sklopio ugovor nije u obavezi da ih prijavi, a ni da plaća bilo šta za njih.

Poslodavac, ako hoće može da im iz sopstvenih sredstava isplati neku nagradu, može izvršiti isplatu ali ne veću od isplate koju je izvršila Nacionalna služba za zapošljavanje i to po šifri prihoda PU 611-Nagrade, novčane pomoći i druga davanja fizičkim licima. Takvo lice nije zaposleno kod poslodavca i otvoreno je u matičnim podacima lica kao lice koje je u vrsti primaoca obeleženo kao primalac van radnog odnosa bez PIO (11), ili kao nerezident (06) ako je stranac. Obračun se otvara za nezaposlena lica kao isplata drugih prihoda, a u prihodima van RO se bira vrsta primanja id:095-Nagrade, novčane pomoći i druga davanja fizičkim licima (611).