Nekada je dovoljno povezati postojeće sisteme. Nekada ima smisla konsolidovati deo alata koje koristite. A nekada je najbolje preći na jedno integrisano rešenje koje pokriva ključne procese. Cilj nije imati što manje programa. Cilj je imati što manje nepotrebnog ručnog rada.
(Vreme čitanja: 4 minuta)Na prvi pogled, pet različitih programa može da deluje kao sasvim normalno poslovno okruženje. Jedan koristimo za fakture, drugi za evidenciju klijenata, treći za komunikaciju, četvrti za projekte, a peti za izveštaje.
Svaki od njih radi ono što treba. Problem nastaje kada pokušamo da ih koristimo zajedno.
Tada trošak više nije samo ono što piše na mesečnim računima za softver. Plaćamo i vreme zaposlenih, ručni unos podataka, prebacivanje informacija iz jednog sistema u drugi, greške, dupliranje posla i – možda najskuplje – izgubljenu produktivnost.
Pet programa ne znači samo pet pretplata
Recimo da firma koristi pet različitih alata i da svaki košta prosečno 30 € mesečno. Na papiru, računica je jednostavna:odnosno, 1.800 € godišnje.
Ali stvarni trošak počinje tek kada zaposleni moraju da povezuju te programe ručno. Ako, na primer, svakog dana potroše samo 30 minuta na prebacivanje podataka, proveravanje informacija i usklađivanje evidencija, za 10 zaposlenih to je: 10 zaposlenih × 30 minuta × 22 radna dana = 110 sati mesečno.
Ako prosečan trošak jednog radnog sata iznosi 10 €, firma na takve aktivnosti troši još oko 1.100 € mesečno. U tom primeru, softver koji je na papiru koštao 150 € mesečno zapravo generiše više od 1.250 € mesečnog troška. I to bez uračunatih grešaka, kašnjenja i izgubljenih poslovnih prilika.
Gde se novac zapravo gubi?
1. Ručni unos podatakaKada programi nisu povezani, isti podatak često mora da se unese na nekoliko mesta. Novi klijent se upisuje u CRM, zatim u računovodstveni program, a izveštaji se na kraju prave u Excelu. Jedan unos možda traje samo nekoliko minuta. Problem je što se tih nekoliko minuta ponavlja stotinama puta.
2. Greške u podacima
Što je više ručnog rada, veća je mogućnost greške. Pogrešno unet iznos, stari kontakt ili duplirana faktura mogu napraviti mnogo veći problem od samog vremena potrebnog za unos. Greška može dovesti do dodatne provere, ispravki, kašnjenja ili čak pogrešne poslovne odluke.
3. Prebacivanje između programa
Postoji i tzv. „switching cost” a to je vreme koje zaposleni gube prelazeći iz jednog alata u drugi. Treba otvoriti jedan program. Pronaći podatak. Kopirati ga. Prebaciti se u drugi program. Uneti podatak. Vratiti se u prvi. Proveriti da li je sve dobro. Pojedinačno ovo deluje beznačajno. Kumulativno, može predstavljati sate i sate neproduktivnog rada svakog meseca.
4. Održavanje pet različitih sistema
Svaki program ima svoje korisnike, podešavanja, lozinke, dozvole, nadogradnje i pravila korišćenja. To znači i više vremena za obuku zaposlenih i više pitanja za IT ili administraciju. Kada jedan zaposleni ode iz firme, potrebno je proveriti pristupe u više sistema. Kada novi zaposleni dođe, proces se ponavlja.
5. Izveštaji postaju komplikovaniji
Podaci koji se nalaze u pet nepovezanih sistema teško daju jednu kompletnu sliku poslovanja. Da biste dobili odgovor na jednostavno pitanje, na primer, koliko je određeni klijent doneo prihoda i koliko je vremena tim potrošio na njegov projekat. Možda ćete morati da izvučete podatke iz nekoliko programa i ručno ih spojite. Tada izveštavanje prestaje da bude alat za donošenje odluka i postaje administrativni posao.
Šta bi bilo kada bi sistemi bili povezani?
Povezivanje programa ili prelazak na integrisano poslovno rešenje ne znači nužno da treba izbaciti svaki postojeći alat. Suština je da podaci treba da „putuju” između sistema bez stalnog ručnog rada. Umesto da zaposleni svaki korak pokreće ručno, određeni procesi mogu biti automatizovani. Tako se ne štedi samo novac. Zaposleni dobijaju više vremena za aktivnosti koje zaista doprinose poslovanju.Koliko zapravo košta nepovezanost?
Najvažnije pitanje nije: „Koliko plaćamo softver?”, već: „Koliko nas košta način na koji taj softver koristimo?”Ako pet programa mesečno košta 150 €, a zbog njihovog nepovezanog rada zaposleni troše 100 sati na administraciju, stvarni trošak je višestruko veći. Zato je prilikom procene softvera važno gledati ukupan trošak poslovanja, a ne samo cenu licence. U računicu treba uključiti:
– cenu svih licenci i pretplata,
– vreme zaposlenih,
– ručni unos podataka,
– održavanje sistema,
– obuku korisnika,
– greške i ispravke,
– vreme potrebno za izradu izveštaja,
– izgubljenu produktivnost.
Tek tada postaje jasno koliko firma zaista plaća svoje softversko okruženje. Naravno, jedno rešenje nije uvek bolje od pet programa jer specijalizovani alati mogu biti odlični i često imaju funkcije koje jedno univerzalno rešenje nema. Problem nije u tome što firma koristi više programa, već u tome što oni međusobno ne komuniciraju.
Idealno rešenje zavisi od poslovanja.
Kao što smo rekli već na početku ovog teksta, nekada je zaista dovoljno povezati postojeće sisteme, nekada ima smisla konsolidovati deo alata, a nekada je najbolje preći na jedno integrisano rešenje koje pokriva ključne procese.Cilj nije imati što manje programa. Cilj je imati što manje nepotrebnog ručnog rada. I onda je leko zaključiti da je najskuplji program onaj koji zahteva da ga stalno „spajate“ sa drugim programima. Pet softvera može izgledati jeftino kada posmatramo samo njihove pretplate. Međutim, kada dodamo sate ručnog rada, greške, dupliranje podataka i komplikovano izveštavanje, računica se brzo menja.
Dobar poslovni softver ne treba samo da čuva podatke. Treba da povezuje procese, smanjuje administraciju i omogućava ljudima da više vremena posvete poslu, a manje prebacivanju informacija iz jednog programa u drugi. Jer prava cena softvera nije samo ono što piše na fakturi. Prava cena je i vreme koje zbog njega gubimo.
Ukoliko Vam se blog i tema dopadaju, prijavite se na listu
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
kako ne biste propustili neki od narednih postova.
Prethodni blog post: Obuka za rad sa e-Otpremnicama i e-Prijemnicama u Lidderu