Kvalitet Vašeg poslovanja ogleda se u kvalitetu robe koju prodajete ili uslugama koje pružate, a najviše u zadovoljstvu Vaših klijenata. Međutim, da bi Vaše poslovanje dobilo na kvalitetu koji podrazumeva precizne podatke i tačno izveštavanje, neophodno je da imate i poslovni softver koji može da isprati sve promene u poslovanju. Preduslov je da Vi, kao poslodavac ili odgovorno lice, imate neko predznanje o propisima koji uslovljavaju poslovanje i koje preduzeće mora da poštuje da bi poslovalo u skladu sa zakonom. Jer propise morate znati, odgovorni ste pred zakonom.

Mnogo vremena provešćete u razgovoru sa Vašim računovođom. Propisi, izveštaji, cash flow, bilansi, postaće Vaša svakodnevnica. Kvalitetan softver sa tačnim podacima nešto je bez čega ne možete da zamislite dan na poslu. Ako pitate računovođu, kvalitet poslovnog softvera zavisi od nekoliko parametara.

Usklađen sa zakonom

Potražite softver koji može da odgovori važećoj zakonskoj regulativi. To je jedan od razloga zašto kao odgovorno lice/poslodavac treba da poznajete propise. Da biste mogli aktivno da učestvujete u izboru softvera treba da znate šta zakoni propisuju i da li program sadrži sve te opcije. Ako niste sigurni u svoje znanje, povedite računovođu. Dve glave znaju više J U protivnom, sve što nedostaje neko od zaposlenih će popunjavati kao dopunske tabele u nekim excel fajlovima i nikada nećete imati sve podatke objedinjene na jednom mestu – u softveru. Time pravite sebi dodatne troškove u poslovanju. Softver koji je usklađen sa zakonima daje Vam na znanje da proizvođač prati propise. Olakšavajuće 🙂

Računska ispravnost

Jedan od najvažnijih preduslova da će Vaši podaci biti tačni. Fakture, kalkulacije, knjižna odobrenja/zaduženja, blagajne, nalozi za knjiženje, saldo konta, glavna knjiga, stanje kupaca i dobavljača, izveštaji i još mnogo toga, neophodno je da budu računski ispravni, da se zakruženja iskazuju u skladu sa propisima, a zbirovi tačni. Bez preciznih podataka nema ni dobrog poslovanja, a ni tačnog izveštavanja koje je ključni izvor informacija za donošenje dobrih poslovnih odluka.

Nemogućnost izmene podataka

Potražite softver koji ne dozvoljava da se jednom uneti podaci naknadno menjaju. Izmena podataka koji su već uneti i proknjiženi pravi haos u poslovanju. Ako to dozvolite, nikada sa sigurnosću nećete znati da li je svaki dobijeni podatak tačan. Da li je tačan izveštaj o prometu koji Vam je toliko bitan? Ako dozvolite menjanje već izdatih faktura, bilo količina ili cena, menjate promet. Uvek ćete se pitati da li je izveštaj koji gledate sa već unetom izmenom ili nije. Dakle, ako dozvolite da se u softveru menjaju podaci, napravićete sebi veliku glavobolju i haotično poslovanje. Neke stvari radićete više puta dok se proverama ne ustanovi da je sve što treba promenjeno na više mesta. A takvo trošenje vremena koje pri tom povećava i troškove sigurno Vam nije potrebno. Zato budite dosledni i odgovorni. Radite po zakonu koji zabranjuje izmene jednom unetih podataka.

Procedure u radu

Omogućite sebi softver koji ima logičan sled događaja prilikom unosa podataka. Obučite zaposlene da prate procedure u radu i greške će se svesti na minimum. Procedurama uvodite red u poslovanju i neće biti dileme ko šta unosi od podataka i po kom redosledu se to događa. Na primer, nećete dozvoliti da se prodaje roba koja je stigla ali nije uneta na stanje magacina. Da bi to sprečili, nabavićete softver koji ne dozvoljava prodaju robe koje nema na stanju, a zaposlenima ćete uvesti proceduru unosa podataka. Tek kada se uradi kalkulacija i eventualna nivelacija robe, može se izvršiti i prodaja. Nema glavobolje od inspekcije koja će popisom utvrditi nepravilnosti u radu.

Brzina usklađivanja i razvoj

Odaberite proizvođača softvera koji u optimalnom vremenu može da odgovori na sve Vaše zahteve. Optimalno vreme zavisi od proizvođača do proizvođača. Od toga koliko ima korisnika i koliko zaposlenih, kolika je dozvoljena mogućnost da korisnik sam nešto promeni u softveru, od toga zavisi i brzina odgovora na Vaše zahteve. Optimalno vreme, za Vas kao korisnika softvera, je ono vreme koje neće napraviti zastoj u Vašem radu i poremetiti funkcionisanje poslovanja. Naravno da u startu ne možete znati da li će proizvođač odgovoriti za par sati ili par dana (možda meseci). Zato se raspitajte kod postojećih korisnika, uzmite u obzir i njihovo iskustvo. Važno je da u proizvođaču imate partnera koji prati Vaš razvoj i koji blagovremeno može da odgovori na sve potrebe Vašeg poslovanja i da time omogući Vaš razvoj.

Idealno?

Naravno da idealno ne postoji, ali svi težimo tome. Kvalitet u poslovanju je važan iz više aspekata, a jedan korak do poboljšanja kvaliteta omogućiće Vam ovih 5 parametara o izboru softvera. Računovodstveni propisi prožimaju celo Vaše poslovanje i pratiće Vas na svakom koraku. Pametno odabran softver smanjiće glavobolje na duže staze, a pri tom omogućiti razvoj Vašeg preduzeća. Skoro pa idealno, zar ne?





Preuzmite vodič i saznajte:
Zašto je važno da softver bude usklađen sa zakonom?
Kako da imate tačne podatke?
Šta možete i šta treba da radite Vi, a šta softverska kompanija?

Preuzmi ceo vodič!












Prethodni blog post: Može i bolje od Excela!