Prilikom izbora odgovarajućeg softvera za vaše poslovanje, obećano vam je da ćete samo jednim klikom na dugme dobiti sve podatke koji su vam neophodni za poslovanje u formi izveštaja. Rečeno vam je da program u sebi sadrži preko nekoliko stotina (čak hiljada) izveštaja. Ako među tim izveštajima ne nađete neki koji je baš za vas, lako možete «sami» da prilagodite bilo koji izveštaj svojim potrebama. Problem je u tome što nisu svi izveštaji isti, a neki čak ni ne pokazuju iste podatke. U čemu je problem?

Većina softvera napravljena je tako da pokrije što je moguće veći dijapazon situacija i vrsta poslovanja, a u skladu sa aktuelnim propisima i zahtevima tržišta. Takvi softveri uglavnom sadrže sve što je potrebno za evidenciju robe, ulaznih i izlaznih faktura, evidenciju partnera (kupaca i dobavljača), upisivanje izvoda, a ako je uključena i maloprodaja onda i fiskalnu kasu sa evidencijama vrsta plaćanja. To bi trebalo da su standardni izveštaji.

Šta se podrazumeva pod standardnim izveštajima zavisi od softvera do softvera, odnosno od stručnosti softverske kuće i njihovog poznavanja potreba svakog tipa poslovanja. Naravno da zavisi i od ozbiljnosti softverske kuće koja sebi utire put na duže staze i želi da pruži kvalitet. Iz iskustva je poznato da su ti „standardi izveštavanja“ potpuno različiti.

Dodatno, retko koji standardni izveštaji zadovoljavaju sve potrebe preduzeća. Zbog toga se kreće u prilagođavanje i prekrajanje postojećih izveštaja ili se poseže za skupim BI (Business Inteligence) sistemima kao rešenju problema izveštavanja. Tu se podaci ukrštaju, povezuju na najrazličitije načina kako bi se zadovoljili dnevni, nedeljni, mesečni ili bilo koji vremenski kriterijumi izveštavanja. Na primer: unakrsni izveštaj sadrži istovremeno prodaju po artiklima, po komercijalisti u iznosu i procentu, realizaciju naplate u iznosu i procentu, broj dana kašnjenja plaćanja, preostalo dugovanje, itd. Bilo da su u pitanju standardni, «standardni» ili posebno prilagođeni izveštaji važno je napomenuti da podaci u tim izveštajima moraju biti tačni i konzistentni. Iako prethodna rečenica deluje kao višak, u praksi se pokazalo da se takvi problemi često dešavaju iz raznih razloga. Mi smo pokušali da izdvojimo 4 ključna razloga za tačne, konzistentne i kvalitetne izveštaje na koje svako preduzeće treba da obrati pažnju, bilo da koristi neki softver ili je tek u fazi razmatranja. Dakle, put do podataka u izveštajima koji će zadovoljiti sve Vaše potrebe u poslovanju je dugačak. Zašto dugačak?

Pre svega, kako biste izbegli tumačenje i «tumačenje» podataka razmislite o sledećim preduslovima za kvalitetno poslovne izveštavanje:

• Saznajte gde počinje izveštavanje
• Izbegnite probleme sa ljudima, računarima i programima
• Znajte kada podatak stvarno postaje podatak
• Otkrijte kada i zašto se može desiti da program ne računa dobro

Razumevanje i primena ovih, po našem mišljenju ključnih faktora jeste duži i teži put u početku, a verovatno i nešto skuplji. Ali zato ćete kasnije vrlo lako dolaziti do tačnih podatka koji su vama potrebni, nećete morati da dodajete neke eksterne excel tabele da bi izveštaji bili potpuni, imaćete sve podatke na jednom mestu, upakovane kako vi želite. I verujemo da ih je moguće dobiti samo jednim klikom.

A put je teži i duži u početku jer je veoma važno da izaberete softver prema potrebama poslovanja i da «napravite» izveštaje koji odgovaraju Vašim zahtevima, a ne da kasnije „budžite“ i „prekrajate“. To „budženje“ i „prekrajanje“ do sada je uvek bilo mnogo skuplje.

---

Preuzmite kompletan vodič na temu!

Vodič:precizno ili ofokativnio poslovanje

---

Prethodni blog post: (Još) par tajni za kvalitetno napredovanje u poslovanju