Ako ste vlasnik firme, verovatno ste bar jednom doživeli ovu situaciju:
„Koliko smo prodali prošlog meseca?”
„Pitaj Milicu, ona vodi to.”

„Koliko nam duguju kupci?”
„Mislim da to zna Marko iz finansija.”

„Da li je ovaj projekat isplativ?”
„Čekaj da pitam kolegu koji radi na njemu.”

I tako vlasnik firme, umesto da vodi posao, postane svojevrsni detektiv.

(Vreme čitanja: 4 minuta)
 
Naravno, nije poenta da vlasnik zna baš svaki detalj. Ne treba da zna gde je ko ostavio fasciklu niti koliko je tačno mejlova poslato danas.

Ali postoje stvari koje mora da zna bez pozivanja pola kancelarije.

Jer ako vlasnik nema jasnu sliku poslovanja, firma se vodi na osećaj. A osećaj je odličan za izbor restorana. Za upravljanje firmom baš i nije.

Koliko novca firma stvarno pravi?

Prva stvar koju vlasnik treba da zna nije samo promet. „Ove godine smo imali 50 miliona dinara prihoda” zvuči lepo. Ali mnogo važnije pitanje je „koliko nam je ostalo?”. Vlasnik treba da ima jednostavan pregled prihoda, troškova i dobiti. Bez komplikovanja i bez finansijskog rečnika od kojeg zaboli glava. Ako firma prodaje više, a novca je sve manje, to nije rast. To je razlog za proveru šta se dešava.

Gde nam odlazi novac?

Nije dovoljno znati koliko novca ulazi. Treba znati i gde izlazi. Plate, zakup, dobavljači, marketing, gorivo, softveri, krediti, porezi, neplanirani troškovi… Neki troškovi su očigledni. Neki se provuku tiho, po nekoliko hiljada dinara mesečno, dok jednog dana ne shvatite da firma plaća deset različitih stvari koje skoro niko više ne koristi. Vlasnik ne mora da zna svaki račun napamet, ali mora da zna koje su najveće kategorije troškova i kako se menjaju.

Ko su nam najbolji kupci?

Nije svaki kupac jednako važan. Neki kupci donose dobru zaradu, plaćaju na vreme i saradnja je jednostavna. Drugi uzmu mnogo vremena, stalno traže dodatne stvari, kasne sa plaćanjem i na kraju ostave minimalnu zaradu. Zato vlasnik treba da zna ko su najvažniji kupci, koliko prihoda donose, koliko su profitabilni, koliko često kupuju, i koliko firma zavisi od nekoliko velikih klijenata. Jer nije isto imati 100 kupaca i imati 100 kupaca od kojih pet pravi 70% prihoda.

Šta se prodaje, a šta samo zauzima vreme?

Neki proizvod ili usluga mogu izgledati odlično na papiru, a u praksi donose malo novca i troše mnogo resursa. Zato nije dovoljno pitati šta se najviše prodaje. Pravo pitanje je šta nam donosi najbolju zaradu u odnosu na vreme i resurse koje ulažemo. Tu se često kriju vrlo zanimljivi odgovori jer je nekad najprodavanija usluga zapravo najmanje isplativa.

Kako posluju ljudi koji su ključni za firmu?

Vlasnik ne treba da mikromenadžuje zaposlene. Ali mora da zna da li ključne pozicije funkcionišu. Da li postoji osoba koja je jedina koja zna kako se nešto radi? Da li neko stalno „gasi požare”? Da li određeni proces zavisi od jedne osobe? Ako za svako pitanje postoji samo jedna osoba koja „to zna”, firma ima problem koji možda još nije postao vidljiv. Dobar sistem je onaj u kojem posao ne staje čim jedna osoba ode na godišnji odmor.

Šta trenutno ne funkcioniše?

Ovo je možda i najvažnije pitanje. Vlasnik ne treba da čuje samo dobre vesti. Ako se kasni sa isporukama, ako kupci odlaze, ako neki trošak raste, ako zaposleni imaju problem sa procesom ili ako prodaja pada – vlasnik treba to da zna pre nego što problem postane kriza. Zato je zdravo imati redovan pregled nekoliko ključnih pokazatelja, umesto čekati da neko kaže: „E, imamo jedan mali problem.” Jer „mali problem” koji se šest meseci nije rešavao obično više nije mali.

Šta nas čeka u narednih nekoliko meseci?

Dobro poslovanje nije samo gledanje unazad. Vlasnik treba da zna šta dolazi. Koji ugovori ističu? Koje obaveze dolaze na naplatu? Da li imamo dovoljno posla za naredni period? Da li nam treba nova osoba? Da li očekujemo veće troškove? Da li zavisimo od jednog velikog projekta? Firma može danas izgledati odlično, a za tri meseca imati ozbiljan problem sa novčanim tokom. Zato je važno gledati malo unapred, a ne samo ono što se već dogodilo.

I kako sve ovo da vlasnik zna, a da ne pita nekoga

Ne treba mu još 27 Excel tabela.
Treba mu jedan jednostavan poslovni pregled, u okviru sveobuhvatnog poslovnog programa gde će na jednom mestu moći da vidi najvažnije stvari: prihode, troškove, dobit, naplatu potraživanja, obaveze, prodaju, ključne kupce i nekoliko pokazatelja koji su specifični za njegov biznis. Detalji neka ostanu zaposlenima koji su za njih zaduženi.

Vlasnik ne treba da zna svaki detalj poslovanja. Ali treba da zna dovoljno da može da odgovori na osnovna pitanja o svojoj firmi – bez sazivanja mini sastanka od pet ljudi. Jer dobra organizacija nije kada vlasnik zna sve. Dobra organizacija je kada vlasnik u svakom trenutku može da vidi ono što je važno.

A kada se poslovne odluke donose na osnovu jasnih podataka, a ne na osnovu „mislim da je tako”, firma mnogo lakše RASTE, PLANIRA I REAGUJE NA VREME. I da, zaposleni će vam biti zahvalni što ih više ne zovete svakih sat vremena da pitate: „Samo da proverim, znaš li možda koliko smo imali prometa prošlog meseca?”